Jak pracovat 4 hodiny denně a vše stihnout?

Článek napsal Václav Bartoš dne 22.6.2018 . Zařazeno v kategorii Tipy a triky

Pokud děláte na směnný provoz, asi si klepete na hlavu. Jsou povolání, ze kterých prostě utéct nemůžete a na pracovišti být musíte. Ale i tam můžete svou práci zvládnout rychleji nebo se věnovat jen těm klíčovým činnostem a vymyslet to tak, abyste ty méně podstatné delegovali. Nejde o to se z něčeho vyvléci nebo to odsouvat. Naopak mít vše splněno během čtyř pracovních hodin každý den. Končit ho s čistým pracovním stolem a nedocházet z práce s hlavou plnou starostí. Jsem dalek tomu, abych se vydával za nějakého guru. Na toto téma existuje celá řada fundovaných knih, metod projektového řízení, technik atd. Já zde pouze zmíním několik málo praktických věcí, které se mi osvědčily.

Především mám stanoveny dlouhodobé cíle, které občas reviduji, kontroluji jejich plnění a to, zda jsem stále na cestě k nim. Není nic špatného na tom, když se jich nakonec zřeknete nebo stanovíte cíle nové. Ale bez nich celá cesta nemá to, k čemu se blížíte. Ztrácíte mnohem častěji směr, leckdy se bez takových cílů ani nedonutíte k práci. Jsou to cíle osobní, které mě motivují nejvíce, i cíle pracovní, které k těm osobním vedou. Často jsou totožné. Schválně nebudu konkrétní, protože bych vás tím zbytečně odváděl od vašich vlastních cílů. Řekněme, že to jsou tři až pět velmi konkrétních věcí a také konkrétní je čas, kdy jich chci dosáhnout.

Den předem si stanovuji konkrétní úkoly na další den. Nedělám to ráno, kdy se naopak hned pustím do práce na nich. Jsou to konkrétní úkoly plnící krátkodobé cíle, které směřují k těm dlouhodobým. Takže například když jsem si předsevzal, že napíši tento článek, nejprve jsem před několika týdny vymyslel jeho téma a včera rozhodl, že se pustím dnes do jeho psaní. Někdo doporučuje mít oba seznamy (dlouhodobých i krátkodobých) cílů písemně. Je fakt, že pak se hůř od něčeho uteče a člověk je lépe konfrontován sám se sebou.

Nikdo jiný než vy totiž nesmí rozhodnout o tom, co na tom seznamu bude. Pouze vy máte plnou kontrolu a zodpovědnost nad svým životem. Proto používám i stanovování priorit úkolů na naléhavé a neurgentní a na důležité a nedůležité. Většina lidí plní pouze naléhavé a důležité věci. Pro mě to jsou například v případě služby PlaCla zákaznické požadavky, urgování objednávek, řešení sporů. Nesnesou odkladu a jsou důležité pro další přežití. Co ale službu posouvá dál, jsou důležité, ale neurgentní úkoly – napsat článek na blog, věnovat se rozvoji obchodního týmu, probrat s Michalem další vývoj… to všechno nás posouvá kupředu a zvyšuje příjmy. Podobně to funguje i v osobní rovině. Nedůležité úkoly nemá smysl řešit, protože nejsou pro váš život důležité. Pokud tedy neexistuje cesta, jak by se z nich mohly stát naléhavé a důležité – třeba nesplácená hypotéka. Pak je lepší takovým situacím předejít. Vyřešit je hned nebo předtím, kdy k takové situaci dojde.

Zpravidla to, do čeho se mi nechce, udělám už zkraje dne, abych to měl z krku, nemusel na to myslet a nemohlo mě to dohnat později, až budu více unavený. Na závěr si nechávám úkoly, které mě baví.

U opakovaných úkolů si píši, jak často je musím opakovat – denně, týdně, měsíčně, ročně… a tyto úkoly, pokud časovou náročností přesahují i jen několik málo minut (u těch denních jde i o vteřiny), se snažím zautomatizovat nebo delegovat. Když tohle v životě neuděláte, snadno vám uteče mezi prsty, protože jej strávíte stále dokola opakujícími činnostmi. Pokud vám nedělají radost nebo si při nich nezacvičíte jako já při luxování, co se dohodnout s někým z rodiny nebo najmout sousedku, aby na to myslela za vás a tu práci vždy udělala? Dříve třeba na PlaCle každou platbu ručně párovala paní účetní, tiskla daňový doklad, připsala do PlaCly platbu kreditu, vepsala daňový doklad do účetního softwaru, nakonec ho vytiskla a vložila do šanonu, nakonec šanon zanesla do sejfu. Dnes se ihned po připsání platby vygeneruje daňový doklad, do účetního softwaru si ho účetní pouze importuje, nic se netiskne a nikde neskladuje, nemusí se přenášet. Je to úspora desítek minut u každého dokladu, jsou to tisíce minut každý měsíc. Dvě stě pracovních hodin každý rok, což je už celý pracovní měsíc.

Podobně se například mohou ve vaší mailové schránce automaticky třídit maily, můžete asistence (v případě malého objemu práce i virtuální) přenechat vyřizování vašich hovorů, nebo za vás může vyřídit každý měsíc se opakující činnost. Mnoho z toho, co dělá, přenechávám schopnějším, případně těm, co to víc baví a mohou mi tak uvolnit ruce na lépe placenou práci nebo čas s rodinou.

Pokud se opakovaných úkolů přece jen nevzdám, mám jejich písemný seznam a vždy jej projedu, zda je mám všechny za sebou. Z rutiny se tak stane velmi příjemný pocit sebepotvrzení, že dělám, co jsem si předsevzal a co jsem si ze své vůle na svých bedrech nechal. Pokud ten pocit u některého z opakujících se úkolů nemám, ihned ho deleguji. Ten seznam se hodí i ve chvíli, kdy bych z nějakého důvodu svou práci nemohl udělat, může za mě nastoupit prakticky kdokoliv jiný.

Seznam opakovaných úkolů jsem si ještě označil z hlediska jejich přínosu – například vyšší příjem, lepší jméno firmy, větší důvěra zákazníků nebo odběratelů. Je dobré se na něj podívat z tohoto úhlu, protože například vaše dobré jméno je ve světě byznysu velmi důležité, ale nemusí vám ještě přinést vyšší příjmy. Navíc o tuto část podnikání se může postarat někdo jiný a vy se raději zaměříte na vyšší příjmy. Nebo naopak tuto stránku přenecháte schopnějšímu členovi vašeho týmu, než jste vy sami. jestli žádný tým ještě neexistuje, je načase, abyste přijali prvního člena. Byť by to měl být jen kamarád, co vám ochotně vypomůže ve svém volném čase. Pokud mu vysvětlíte, jak to zapadá do vašich dlouhodobých cílů a proč oslovujete zrovna jeho, určitě rád pomůže.

Když tenhle stroj rozjedete, bude to ještě nějaký čas trvat, než se dostanete na čtyři hodiny denně. Pokud budete velmi drsní a nekompromisní, možná to budou dokonce čtyři hodiny denně. Ale dostanete se díky tomu k činnostem, které změní váš život podle vašich představ a přestanete jej pouze vyplňovat něčím, co vás nenaplňuje a unavuje.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *